Datenschutzerklärung

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir darüber, welche personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung von KundenReviews verarbeiten, wozu, auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange. Stand: November 2026.

1. Verantwortlicher

Prokapi GmbH
Mühlenweg 25a
51503 Rösrath
Telefon: 02205 73848 10
E-Mail: info@prokapi.com
Vertreten durch den Geschäftsführer Hendrik Richter. Weitere Angaben im Impressum.

2. Worum es bei KundenReviews geht

KundenReviews ist eine Plattform für Unternehmen (im Folgenden „Unternehmen“). Sie führt die Bewertungen eines Unternehmens von verschiedenen Plattformen zusammen, sammelt eigene, per E-Mail bestätigte Bewertungen von dessen Kunden und zeigt sie auf einer öffentlichen Profilseite und auf der Website des Unternehmens an.

Für den Betrieb dieser Website, der Profilseiten, des Bewertungsformulars und für die Veröffentlichung von Bewertungen sind wir Verantwortlicher. Wenn ein Unternehmen seine Kunden über KundenReviews zu einer Bewertung einlädt oder Daten über die Schnittstelle (API) übermittelt, verarbeiten wir diese Daten in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO); verantwortlich ist dann das Unternehmen, Ansprechpartner für Ihre Rechte ebenfalls.

3. Aufruf der Website und Server-Protokolle

Beim Aufruf jeder Seite verarbeitet unser Webserver automatisch: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite (ohne Parameter; geheime Bestandteile von Links wie Bestätigungs- oder Anmelde-Codes werden vor dem Speichern unkenntlich gemacht), HTTP-Status, übertragene Datenmenge, Antwortzeit und Browser-Kennung (User-Agent). Diese Daten brauchen wir, um die Website auszuliefern, Fehler zu finden und Angriffe abzuwehren. Sie werden nach 14 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und stabiler Betrieb.

Gehostet wird KundenReviews auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in einem Rechenzentrum in der Europäischen Union. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die Verbindung zur Website ist per TLS verschlüsselt.

4. Cookies und lokale Speicherung

Wir verwenden keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Werkzeuge und binden keine Inhalte von Drittanbietern (etwa Schriftarten, Karten oder Videos) ein. Gespeichert werden nur Angaben, die für die Funktion technisch notwendig sind (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG):

• Sitzungs-Cookie (_review_hub_key): schützt Formulare gegen Fälschung (CSRF) und hält angemeldete Nutzer angemeldet. Wird beim Schließen des Browsers gelöscht.
• Angemeldet-bleiben-Cookie (_review_hub_web_user_remember_me): nur für Nutzer eines Unternehmenskontos, die sich anmelden; gültig 14 Tage.
• Farbschema (phx:theme, lokaler Speicher des Browsers): merkt sich, ob Sie das helle oder dunkle Design gewählt haben. Bleibt, bis Sie es zurücksetzen.
• Bewertungsabfrage auf Websites von Unternehmen (kr-prompt:…, lokaler Speicher): verhindert, dass Ihnen dieselbe Bitte um eine Bewertung mehrfach angezeigt wird.

5. Eine Bewertung abgeben

Wenn Sie über unser Formular (auf der Profilseite, über einen Einladungslink oder eingebettet auf der Website eines Unternehmens) eine Bewertung abgeben, verarbeiten wir: Sternebewertung, Titel, Text, Ihren Anzeigenamen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre beiden Einwilligungen (Veröffentlichung, Datenschutzhinweise) und den Zeitpunkt. Ihre IP-Adresse wird nur kurzzeitig im Arbeitsspeicher verwendet, um massenhafte Einsendungen zu begrenzen, und nach höchstens einer Stunde verworfen.

• E-Mail-Bestätigung: Ohne Einladung senden wir Ihnen einen Bestätigungslink (7 Tage gültig). Nach der Bestätigung löschen wir Ihre E-Mail-Adresse bei der Bewertung. Nicht bestätigte Bewertungen löschen wir nach 30 Tagen vollständig. Mit Einladung entfällt der Schritt, weil das Unternehmen Ihre Adresse bereits kennt.
• Veröffentlichung: Anzeigename, Sterne, Titel, Text und Datum erscheinen auf der Profilseite des Unternehmens bei KundenReviews, in Widgets auf der Website des Unternehmens und können von Suchmaschinen erfasst werden. Das Unternehmen kann öffentlich antworten. Ihre E-Mail-Adresse wird nie veröffentlicht.
• Prüfung: Bewertungen können vor der Veröffentlichung automatisch auf Beleidigungen, Spam und Daten Dritter geprüft werden (siehe Abschnitt 8). Ein Treffer führt nur dazu, dass ein Mensch die Bewertung prüft; automatisch gelöscht oder abgelehnt wird nichts.

Rechtsgrundlage für die Veröffentlichung ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, eine E-Mail an die oben genannte Adresse genügt; wir entfernen die Bewertung dann. Bewertungen bleiben veröffentlicht, bis Sie widerrufen, das Unternehmen sie entfernt oder sein Profil bei KundenReviews endet.

6. Einladungen zur Bewertung

Unternehmen können ihre Kunden per E-Mail oder mit einem persönlichen Link zu einer Bewertung einladen. Dafür übermittelt uns das Unternehmen Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und gegebenenfalls eine Auftrags- oder Objektreferenz. Das geschieht im Auftrag des Unternehmens, das für die Rechtsgrundlage der Einladung verantwortlich ist.

Ihre E-Mail-Adresse speichern wir verschlüsselt. Ein Einladungslink ist 30 Tage gültig. 180 Tage nach Ablauf löschen wir Name, E-Mail-Adresse und Link der Einladung; übrig bleibt nur eine anonyme Zeile für die Statistik des Unternehmens. Über den Abmeldelink in jeder Einladung können Sie weitere Einladungen dieses Unternehmens abbestellen. Damit wir das dauerhaft einhalten können, speichern wir dann einen nicht umkehrbaren, geheimen Prüfwert Ihrer Adresse, nicht die Adresse selbst.

7. Bewertungen von anderen Plattformen

Mit Zustimmung des jeweiligen Unternehmens rufen wir dessen öffentliche Bewertungen über die offiziellen Schnittstellen von Google, Trustpilot, Trusted Shops und ProvenExpert ab. Dabei erhalten wir die dort öffentlich angezeigten Angaben: Name oder Kürzel des Verfassers, Sterne, Text, Datum und gegebenenfalls die Antwort des Unternehmens. Wir zeigen sie dem Unternehmen in seinem Kundenbereich und, mit Angabe der Quelle, auf der Profilseite. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt darin, Bewertungen gebündelt und vollständig darzustellen.

Löscht der Verfasser seine Bewertung auf der Ursprungsplattform, blenden wir sie beim nächsten Abgleich aus und löschen nach 30 Tagen Name und Text; erhalten bleiben nur Sterne und Datum für die Statistik des Unternehmens.

8. Auswertung mit künstlicher Intelligenz

Für die automatische Prüfung neuer Bewertungen, Themen- und Stimmungsauswertungen und Antwortvorschläge an das Unternehmen nutzen wir ein Sprachmodell der xAI LLC, 1450 Page Mill Road, Palo Alto, CA 94304, USA. Übermittelt werden Sterne, Titel und Text von Bewertungen sowie der Anzeigename oder nur der Vorname des Verfassers, nie E-Mail-Adressen. Die Ergebnisse sieht zunächst nur das Unternehmen; zusammenfassende Aussagen erscheinen erst nach dessen Freigabe öffentlich.

Weil xAI seinen Sitz in den USA hat, findet eine Übermittlung in ein Drittland statt. Sie stützt sich auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist es, Missbrauch zu erkennen und Unternehmen eine Auswertung ihrer Bewertungen zu bieten.

9. E-Mail-Versand

E-Mails (Bestätigungslinks, Einladungen, Anmeldelinks, Benachrichtigungen) versenden wir über Amazon Simple Email Service der Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg, aus der Region Frankfurt am Main. Dabei werden Empfängeradresse und Inhalt der E-Mail verarbeitet. Mit AWS besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Ein Zugriff durch die US-Muttergesellschaft ist nicht auszuschließen; abgesichert ist er durch die Zertifizierung von Amazon nach dem EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) und die Standardvertragsklauseln.

10. Konten von Unternehmen

Für Mitarbeiter von Unternehmen, die KundenReviews nutzen, verarbeiten wir E-Mail-Adresse, Rolle im Team, Anmeldezeitpunkte und ein Protokoll, wer wann welche Einstellung oder Bewertung geändert hat. Die Anmeldung erfolgt per Link an die E-Mail-Adresse; zur Abwehr von Angriffen zählen wir Anmeldeversuche pro IP-Adresse kurzzeitig im Arbeitsspeicher. Verbindet ein Unternehmen sein Google-Unternehmensprofil, speichern wir die dafür nötigen Zugangsdaten verschlüsselt. Rechtsgrundlage ist der Vertrag mit dem Unternehmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Die Daten löschen wir, wenn das Konto aus dem Team entfernt wird oder der Vertrag endet, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

11. Datensicherung

Die Datenbank wird täglich gesichert; Sicherungen werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht. Gelöschte Daten verschwinden deshalb mit dieser Verzögerung auch aus den Sicherungen.

12. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns das Recht auf

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Verarbeiten wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen.

Für alle Anliegen genügt eine E-Mail an info@prokapi.com. Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

13. Keine automatisierten Entscheidungen

Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO. Die automatische Prüfung von Bewertungen (Abschnitt 8) legt eine Bewertung höchstens einem Menschen zur Prüfung vor.

14. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich KundenReviews oder die Rechtslage ändert. Es gilt die hier veröffentlichte Fassung.